放課後等デイサービスの支援記録とは？書き方のポイントを徹底解説！

更新日：2024.08.07

「放課後等デイサービスの支援記録って何？」「支援記録を書くためのポイントはあるのかな？」という疑問をもっていませんか。

放課後等デイサービスの支援記録は職員と保護者の間でやりとりされるだけでなく、職員間でも大事な情報源です。 そこで本記事は、放課後デイサービスの支援記録についての説明を中心に、支援記録の目的や重要性・書き方について5つのポイントをご紹介します。もし、支援記録を書く時間の短縮や電子カルテの導入を検討されている方は「シエノワ」のサービスをぜひ一度、ご覧ください。

1 放課後等デイサービスの支援記録とは
2 放課後等デイサービスで支援記録を書く目的
3 放課後等デイサービスの支援記録の重要性
- 3.1 支援のPDCAサイクルを回す
- 3.2 保護者との信頼関係をつくる
4 放課後等デイサービスの支援記録の書き方5つのポイント
5 放課後等デイサービスの支援記録を書くときの注意点
6 放課後等デイサービスの支援記録を書くならシエノワがオススメ
7 まとめ

放課後等デイサービスの支援記録とは

放課後等デイサービスの支援記録は、個別支援計画書に沿った支援がおこなわれていることを証明する記録です。事業所によっては「療育記録」「サービス支援記録」と呼ばれています。記載情報は、主にサービスを受けた子どもの活動内容を具体的に記した記録です。サービス利用日の子どもの様子や共有情報、子どもに見られる変化を記します。この記録は、保護者の方との支援の方向性の取り決めや、改善をおこなっていくのに必要な情報資産です。放課後等デイサービスや児童発達支援事業などの療育施設では、サービスに対する支援記録の保管が義務付けられています。サービス提供記録の保管義務を怠っている場合、報酬算定にも影響を与える可能性があるため注意が必要です。記載内容が第三者に伝わりづらい、誤字脱字が多い場合などは指導の対象となりうるので、わかりやすく見やすい記録をつけるようにしましょう。

放課後等デイサービスで支援記録を書く目的

放課後等デイサービスで支援記録を書く目的にはさまざまなものがありますが、主に大きく分けて3つあげられます。

療育や支援をおこなったことを証明するため
子どもの成長や変化を記録するため
職員同士の情報共有をするため

ひとつずつ、詳しく見ていきましょう。

療育や支援をおこなったことを証明するため

放課後等デイサービスは国の法律に沿っておこなわれるサービスであり、その報酬も国からの税金で支払われています。そのため、提供されたサービスが「その額にきちんと見合ったものである」という証拠として記録を残す必要があるのです。また、放課後等デイサービスの実地指導や監査においても必ず確認される項目であり、記録の誤字脱字が多い場合などは指導の対象となります。

子どもの成長や変化を記録するため

放課後等デイサービスの支援を受け成長していく中で、子どもは日ごとに変化していきます。施設を利用しているうちに、今までできなかったことができるようになるなど、毎日の様子を記録することでわかることも多いです。できることが増えれば、支援のレベルアップや支援計画のプラン変更なども可能になります。一方で、子どものつまずきや苦手なことを確認する手段としても、支援記録は重要な役割を果たします。日々の生活で様子がおかしい方向に変わったとしても、記録がしっかりあればきっかけや原因をつかむことができるでしょう。

職員同士の情報共有をするため

放課後等デイサービスをおこなっていくうえで、子どもに対して担当制をとったり、毎回違う職員が支援をおこなっていたりします。事業所によって方向性はさまざまでしょう。ただ、子どもに対してどのような職員でもしっかり情報を把握して、支援をおこなっていくことが大切です。 支援の内容や方向性が職員によって変わってしまうと、子どもにとって悪影響を及ぼす場合もあります。特に、行動にルーティンがある子やこだわりの強い子の場合は、大きな混乱を招きパニックを起こすことも考えられます。口頭での引継ぎも大切ではありますが、伝え損じの可能性も考慮すると、職員同士での情報共有として支援記録は非常に重要です。

放課後等デイサービスの支援記録の重要性

放課後等デイサービスの支援記録は、施設と家庭の間で、子どもの様子を伝え合う連絡帳の代わりを果たすだけではありません。 「支援のPDCAサイクルを回す」「保護者との信頼関係をつくる」の2つの重要な役割があります。ここでは、2つの重要性について詳しく解説していきます。

支援のPDCAサイクルを回す

「PDCA」とは Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）の頭文字をつなげて表した言葉です。この一連のプロセスを絶え間なく実行することで、サービスや行動の改善につながっていきます。 このサイクルを放課後等デイサービスの支援に当てはめると、支援記録はCheck（評価）・Act（改善）を実行するときに役立ちます。日々の支援記録をもとにPDCAサイクルを実施していくことで、常に子どもに合ったぴったりの支援内容を提供できるでしょう。

保護者との信頼関係をつくる

支援記録は、子どもが施設でどのようなサービスを受けているかを、保護者の人に知らせる役割を担っています。施設では保護者が同伴しないケースが多いため、子どもの生活が気になっている親御さんも多いでしょう。サービス支援記録は、そのような親御さんに活動をお知らせすることで、施設への信頼感や安心感などにもつながります。友達や職員とどのような交流をもっているのかなどを支援記録を通して知ることで、職員とのコミュニケーションのきっかけにもなるでしょう。

放課後等デイサービスの支援記録の書き方5つのポイント

支援記録は、子どもが施設を利用している時間内に書くことが義務づけられています。現状では放課後等デイサービスでは子どもの滞在時間が短く、記載する時間がかなり限られているのです。 そのため、施設での子どもの様子を保護者の方に確実に伝えるようにしなくてはなりません。放課後等デイサービスの支援記録を書く際は、以下の5つのポイントをおさえておきましょう。

子どもの状況やニーズを把握しておく
5W1Hを意識して書く
あらかじめテンプレートを作成しておく
ほかのスタッフと情報共有をする
後回しにしない

①子どもの状況やニーズを把握しておく

放課後等デイサービスの支援記録は、時間をかけずに書くことが必須です。そのため、子どもの状況を見つつ、保護者の方が知りたい施設での様子などのニーズを把握しておくことが大切になってきます。保護者のニーズを把握しておくことで、自然と伝えたいことにフォーカスが定まり、支援記録に書きたい内容がまとまるでしょう。また、療育に対する知識をもっておくと、気づきのポイントを得られる視野が広がります。行動のちょっとした変化など、根拠のある内容を伝えることは、保護者の方の信頼を獲得するきっかけにもつながります。

②5W1Hを意識して書く

子どもが施設でどのような様子だったか、文章で伝えるためには5Ｗ1Ｈを意識して文章を組み立てていくとよいでしょう。5W1Hとは、わかりやすい文章構造を表す言葉で、以下の6つの要素を示しています。

When（いつ）
Who（誰が）
Where（どこで）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）

すべての文章に入れる必要はありません。ただ、これらの要素を支援記録に書き記しておくことで、保護者の方に子どもの様子をわかりやすく伝えることができます。子どもに対応する職員が変わったとしても、行動の状況や内容などがしっかり伝わるため、職員間でのやり取りのミスも減らせるでしょう。

③あらかじめテンプレートを作成しておく

子どもが療育施設を訪れるたびに、短い時間の中で書く内容を一から考えるのは至難の業です。そのため、記載内容がある程度決まっているテンプレートを作成するのがオススメです。テンプレートを作成しておくことで支援記録を素早く書けるようになり、職員同士が伝えあう内容がある程度統一できます。支援記録を書くのが初めてでも、見る視点が定まるため、内容の把握が可能です。テンプレートの内容に沿いつつも保護者からの連絡や相談があった場合は、その内容をしっかり踏まえた上で、サービス支援記録を記載してください。

④ほかのスタッフと情報共有をする

放課後等デイサービスでは、多くの子どもと、いろいろなプログラムに取り組んでいます。1人で見られる人数が限られたり、状況によってはその場を離れたりすることもあるでしょう。そのときに、自分以外のスタッフと情報共有をきちんとおこなうことが大切です。 たとえば、今までできなかったことが、たまたま別の職員が見ていたときにできるようになったケースが考えられます。子どもの課題を職員間で共有していれば、それは新しい成長の兆しとして理解でき、保護者の方に支援記録のお知らせとして伝えられるでしょう。

⑤後回しにしない

施設職員の仕事は連絡帳を記載するだけに限りません。送迎やプログラムの準備、片付けなど、子どもがいる時間には常にやることが多くあります。しかし、支援記録を書くのを決して後回しにしないことが大切です。「空いた時間に書けばいい」という考えをもつと、気づいたときには子どもの退所時間になってしまうので、気を付けてください。業務中はかなり忙しくはありますが、職員間で連携をとって、支援記録を集中して書く時間を作ることも大切です。

放課後等デイサービスの支援記録を書くときの注意点

支援記録は、職員だけでなく保護者の方の目にも触れる大事な情報資源です。誰がいつ見ても、内容がしっかり伝わるためには以下の点に注意して記載するようにしましょう。

専門用語を使い過ぎない
客観的な事実を書く
時間をかけ過ぎない

ここからは各項目ごとに、詳しく解説していきます。

専門用語を使い過ぎない

施設の職員として働いていると、福祉分野の専門用語に多く触れる機会があるでしょう。また、施設内だけで頻繁に使われて当たり前になっている言葉もあるかもしれません。しかし、それらの言葉が保護者には通じない場合があります。特に療育施設を使い始めたばかりの親御さんは、知らない専門用語や略称、難しい漢字表記に戸惑ってしまうかもしれません。しっかりした支援記録を書こうとすると難しい言葉を入れがちですが、それでは支援記録も相手には100％伝わりません。支援記録は、誰が見てもしっかり伝わる内容で書いていくことが大切です。

客観的な事実を書く

支援記録は、あくまでも「客観的な事実」でまとめましょう。客観的に書くと言われると難しく感じてしまうかもしれませんが、子どもの姿を見たまま書くという視点で捉えれば大丈夫です。主観や推測が入ってしまうと、なにかトラブルが起こったときに支援記録を見返した際、偏った方向の見方しかできなくなってしまいます。実際は違う事実があるにもかかわらず客観的に捉えられないことで、問題の原因やトラブル防止策に対してのケアが違う方向に向いてしまう可能性があります。そのため、あくまで支援記録は客観的に書くようにしましょう。

時間をかけ過ぎない

熱心な職員ほど、子どもの様子を保護者の方に丁寧に伝えたいと考えがちです。しかし、記録に時間をかけ過ぎてしまうのはほかの仕事に差し支えてしまうなど、職員本人の負担にもなりかねません。支援記録を詳細に書くのも大切ですが、あくまでも補助的なものであり、いちばん力を入れるべきは子どもへの支援や療育です。テンプレートなどを用いつつ、短い時間で要点やポイントをとらえて簡潔に書くことで、記録を書く時間を少しでも短縮できる工夫をしましょう。

放課後等デイサービスの支援記録を書くならシエノワがオススメ

放課後等デイサービスの支援記録は手書きやパソコンを用いての記録など、施設によってさまざまです。ただ、時間をかけずに支援記録を書くのであれば、圧倒的にパソコンを用いたほうが早いでしょう。 もし、電子カルテを用いた支援記録の導入を検討されているのであれば、ぜひ「シエノワ」のサービスをご覧ください。「シエノワ」では、支援記録の管理やアクセスがしやすく、大きなメリットが得られるシステムです。支援記録をスタッフ間で情報共有するだけでなく、勤務するスタッフの状況などを見やすく管理できます。そのほかにも「シエノワ」は放課後等デイサービスにおいてメリットの多いシステムです。ぜひ一度チェックしてみてはいかがでしょうか。

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まとめ

本記事は、放課後等デイサービスの支援記録についての説明を中心に、支援記録の目的や重要性・書き方の5つのポイントをご紹介しました。支援記録は職員と保護者の間でやりとりされるだけでなく、職員間でも大事な情報源です。この情報をもとに、支援のレベルアップをしたり支援計画のプラン変更をおこないます。日ごとに変化していく子どもの成長を止めないためにも、しっかりと客観的な視点で記録をつけることが大切です。しかし、支援記録を書くのに時間をかけ過ぎるのはよくありません。テンプレートを用いる・5W1Hで書く・ほかの職員と情報を共有するなどをして、支援記録を書く時間の短縮を日ごろから心がけるようにしましょう。