介護現場での情報共有の大切さとは？課題点や効率化できる方法をご紹介

情報の共有は、介護現場において重要な課題です。従事する職員同士が同じ情報を持って介護に従事することにより、施設全体で高い品質の介護サービスを維持できます。 しかし、情報を共有する効率的な方法がないか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。情報共有を実践するために要する手間や、情報を職員に発信する方法など、課題は多いです。 今回は、介護現場における情報共有の重要性について解説します。情報共有を図るうえでの課題点や効率的に情報を共有するオススメの方法についても紹介します。介護現場での情報共有に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

介護現場で情報共有が大切になる3つの理由

介護現場においては、施設あるいは職員の間での情報共有が大切です。連携の取れた介護サービスの提供により、施設利用者に満足感や安心感を与えられます。 しかし、情報共有の大切さについて、十分に理解できていない方もいるのではないでしょうか。介護現場において情報共有が大切になる理由として、主な要素を以下に3点紹介するので参考にしてください。

• 様々な職種の連携が必要なため
• トラブルや事故を未然に防ぐため
• 職員の交代に対応するため

様々な職種の連携が必要なため

介護現場においては、さまざまな職種の職員の連携が不可欠です。介護施設では、さまざまな職種の方がおり、それぞれの職務にあたっています。 介護施設には、以下のような職種の方がいるケースが多いです。

• 介護士
• 理学療法士
• 作業療法士
• 言語聴覚士
• 医師
• 看護師

それぞれに異なる役割を担っているため、お互いが連携するには情報共有は欠かせません。また、お互いが持っている情報を共有することにより、さらに高い品質の介護サービスを提供できるケースが多いです。 たとえば、普段から頻繁に利用者と接する介護士が持つ情報を理学療法士や作業療法士の方が活用することで、利用者へのアプローチに活かせるでしょう。複数の職種が従事しているため、情報共有による連携は重要です。

トラブルや事故を未然に防ぐため

介護現場におけるトラブルや事故の発生を未然に防ぐためにも、情報共有は欠かせません。介護現場において、職員間では情報を伝え合っていたとしても、利用者の家族との情報共有が不十分になるケースは多いです。 利用者の家族と情報を共有できていないと、利用者の変化に気付けない可能性があります。家族が問題と考えている事項について、施設の職員側が理解できていないと、介護中の事故などトラブルに発展してしまうかもしれません。 安全安心の介護サービスを提供するため、施設内はもちろん利用者の家族との情報共有にも配慮する必要があります。施設側だけでなく、家族側とも連携して利用者を支える意識の持ち様が大切です。

職員の交代に対応するため

職員の交代をスムーズに実施するためにも、情報共有は重要な課題です。介護現場においては、複数の職員がシフト制で交代で業務にあたるのが一般的です。職員が入れ替わる際に、情報共有ができていないと利用者が満足できるサービスを提供できない可能性があります。 頻繁に職員が交代する介護現場において、どのように情報を共有して引継ぎをスムーズにするのか検討する必要があります。交代のたびに時間をかけて引継ぎをしていては、利用者が満足できるサービスは提供できないでしょう。 シフト制の中で繰り返し職員が交代する介護現場において、情報共有を簡単におこなえる仕組みを作ることにより、業務効率化およびサービスの品質向上につなげられます。

介護現場での情報共有の具体的な方法

介護現場における情報共有は、さまざまな方法でおこなわれています。ご自身が従事している施設の状況に適した方法を選択して、効率的に情報を共有できるようにしましょう。 介護現場における情報共有の方法として、基本的なものを以下に3例紹介します。

• 申し送りノート・メモ
• ホワイトボード
• 介護ソフト・アプリ

申し送りノート・メモ

情報共有をする目的で、申し送りノートやメモを利用している方も多いでしょう。紙面で手書きなどにより介護に関連する情報を記載して、他の職員や利用者の家族と共有する方法です。 申し送りノートやメモを利用するメリットとしては、デジタル操作が苦手な方でも簡単に取り組める点が挙げられます。紙とペンがあれば誰でも対応可能であるため、導入しやすい方法といえます。 一方、記載者によって内容や構成がバラバラになってしまう点がデメリットです。また、ノートやメモがある場所に行かないと閲覧できないのもデメリットといえます。 申し送りノートやメモは、比較的容易に導入できる方法ではありますが、効率的な情報共有を目指すうえではオススメできない方法です。

ホワイトボード

ホワイトボードを設置して、伝達事項や介護活動の内容を記載する方法もあります。介護施設に大きなボードを設置し、自由に情報を書き加えられるため、手軽に取り入れられる方法といえるでしょう。 ホワイトボードを利用するメリットとしては、誰が見ても見やすくかつ記載がしやすい点が挙げられます。一方、書き忘れの防止が難しかったり、人によって記載の仕方や伝達情報が異なってしまったりするデメリットもあります。 利用者の家族との情報共有の面でも、ホワイトボードでは難しいです。ホワイトボードは手軽に導入できる便利なツールですが、利用者の家族を含めた効率的な情報共有をするうえでは物足りない面もあります。

介護ソフト・アプリ

介護ソフトやアプリを活用して、情報共有を図る方法もあります。近年は、介護で利用できる専用のソフトやアプリが増えてきています。ツールによって機能が異なるため、ご自身の施設に適したものを選択することが大切です。 ソフトやアプリなどのツールを使うメリットとしては、誰が利用しても同じ形式で情報を記録できる点が挙げられます。また、パソコンやタブレットを活用して、データによる情報管理ができる点も魅力です。システムを共有すれば、異なる端末で同じ情報を共有できます。 最新のソフトやアプリでは、利用者の歩行を撮影するだけで状態の分析をできるものもあります。言葉では正確に伝えられない利用者の情報を、映像を通して伝えられるのは大きなメリットといえるでしょう。

介護現場での情報共有をICT化するメリット

近年は、介護現場における情報共有をICT化する施設が増えてきています。ICTとは、「Information and CommunicationTechnology」の略称で、日本語では情報通信技術という意味です。 介護現場にICTを取り入れて情報共有を図ることには、多くのメリットがあります。主なメリットとして、以下で3点紹介します。

• 必要な情報を正確かつスムーズに伝達できる
• 事務作業時間を短縮し本来の介護業務に専念できる
• 利用者や家族とのコミュニケーションに活用できる

必要な情報を正確かつスムーズに伝達できる

情報共有をICT化すると、必要な情報を正確かつスムーズに伝達できるようになります。申し送りノートなど紙面を活用すると、職員や家族は紙面を見に行かないと情報を得られません。 一方、システムを取り入れた場合はスマートフォンやタブレットでいつでも必要な情報を閲覧できます。利用者の家族への情報発信もオンラインでおこなえるため、手間と時間が省けます。 情報の記録も、システムのフォーマットに則って入力されるため、誰が入力しても同じ形式になる点も魅力です。誤解を生みづらく、正確な情報伝達が可能です。 シフト制における職員の交代時における情報伝達もスムーズにおこなえるため、引継ぎにかかる時間短縮の効果も期待できます。情報共有のICT化により、紙面の活用では不可能な正確かつスムーズな情報伝達が可能です。

事務作業時間を短縮し本来の介護業務に専念できる

情報共有のICT化により、事務作業時間を短縮して本来の介護業務に専念する時間を確保できるのは、大きなメリットです。介護職員は、施設利用者の介護のみが仕事ではありません。サービス内容の記録や会議の議事録作成など、事務作業も多くこなす必要があります。 介護中に手書きでメモを取り、その内容をパソコンに入力して資料を作成するといった二度手間をしている方も多いのではないでしょうか。システムを導入すると、介護中にタブレットなどの端末で入力した内容がそのままデータとして保存されます。 介護後の資料作成の際は、再度入力し直す必要がないため、事務作業の手間を大幅に削減できます。事務作業にかかる時間を減らし、本来の介護業務に従事できる時間が確保できるでしょう。 事務作業の手間と時間を削減し、介護に従事する時間を確保してより高い質のサービス提供につなげられるのは、ICT技術の導入の大きなメリットといえるでしょう。

利用者や家族とのコミュニケーションに活用できる

ICT技術の導入により、利用者本人およびその家族との円滑なコミュニケーションが可能になります。専用ソフトやアプリを利用者や家族に利用してもらうことにより、情報共有が簡単におこなえるようになります。 メモや申し送りノートなどの紙面の利用により利用者や家族との情報伝達をしていると、記載漏れが発生したり、タイムリーな情報共有が困難になったりと、円滑なコミュニケーションが困難です。 システム登録者に一斉にお知らせを送付する機能や、介護中の様子を撮影した画像をアップして家族が閲覧できる機能など、専用ソフトやアプリには情報を共有するための機能が充実しています。 利用者や家族とのコミュニケーションに困難を感じている場合は、ICT技術の導入により解決できる可能性があります。

介護現場での情報共有に関する課題

以上のように、介護現場における情報共有は重要です。しかし、現場において円滑かつ正確な情報共有を実現するには、多くの課題があります。介護現場における情報共有の難しさは、多くの施設勤務者が経験しているのではないでしょうか。 介護現場における情報共有の課題として、主な要素を以下に3点紹介します。

• 情報の記入に時間と手間がかかる
• 職員によって情報の記入内容にばらつきがある
• 職員全体に情報を周知することが難しい

情報の記入に時間と手間がかかる

介護現場における必要な情報を記録するには、時間と手間がかかってしまいます。ノートやメモなど、旧来の方法を利用して情報を記入すると、資料としてまとめる際に再びパソコンなどに入力しないといけません。 介護サービスにおいて記録すべき情報は、多岐にわたります。それらをすべてアナログの方法で実施するのは、多大な事務作業を職員に課してしまいます。 ソフトやアプリなどICT技術の導入により、パソコンでの情報の再入力の手間を無くすなど、職員の事務作業の軽減が図れるでしょう。 そのため、近年は介護施設でもシステムの導入を実施するケースが増えています。情報の記録の時間と手間を軽減するために、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

職員によって情報の記入内容にばらつきがある

職員によって情報の記入内容にばらつきがあると、情報共有がスムーズにできなくなる恐れがあります。ノートなどアナログのツールを利用していると、職員の経験・スキル・性格などによって、記録される情報の内容がバラバラになってしまいます。 情報共有をスムーズにおこなうためには、共有すべき情報のルールを明確に定めないといけません。情報を閲覧する人によって、受け取る内容が変化する可能性も考えられます。 職員ごとの情報記録内容の一元化を図るためには、システムの導入がオススメです。定められたフォーマットに従って必要事項を入力する形式のため、すべての職員で統一感のある情報管理が可能です。職員ごとの情報記録のばらつきを防ぐ目的でも、システムの導入を検討する価値はあるでしょう。

職員全体に情報を周知することが難しい

施設内の職員全体に、情報の周知をおこなうのが難しい点を課題とする介護施設も多いです。ノートなどの紙面に情報を記録していると、職員はノートのある場所に見に行って情報を収集しないといけません。 職員全体に情報を共有するうえで、紙面を用いていては限界があります。タイムリーな情報伝達も難しいでしょう。ホワイトボードの活用により、情報を見やすくしている施設も多いですが、職員によっては見逃しの恐れもあります。 情報周知の面でも、システムの導入には大きな意義があります。専用システムをインストールしたスマートフォンやタブレットを職員に持たせれば、手軽に職員全員への情報発信が可能です。情報の周知を円滑にする目的で、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「シエノワ」なら介護現場での情報共有がより簡単になる

介護現場における情報共有において、システムの導入がオススメである点を紹介してきました。実際に、導入をしようと考える方も多いのではないでしょうか。 しかし、どのシステムがご自身の施設に合っているのか、判断するのが難しいと感じている方も多いでしょう。導入するシステム選びに困ったときは、ぜひ「シエノワ」の利用をご検討ください。 「シエノワ」は、施設運営側および利用者側双方において多くのメリットがあります。施設運営側としては、スタッフ間の情報共有はもちろんのこと、勤務する職員の状況などを見やすく一元管理できます。 施設利用者側にとっては、タイムライン閲覧により他の利用者の施設利用状況や抱える悩みなどの閲覧が可能です。同じ悩みを抱える利用者がいると、安心感につながるでしょう。 「シエノワ」は介護現場においてメリットの多いシステムであるため、一度チェックしてみてはいかがでしょうか。 下記より資料がダウンロード可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

介護現場において、職員・利用者・利用者の家族の間での情報共有は重要な課題です。情報共有により、施設内職員の連携が図れたり、トラブルや事故を未然に防いだりできる効果が期待できます。 これまで施設内での情報共有といえばノートなどの紙面を使うケースが一般的でした。しかし、紙面のようなアナログの方法では、効率的な情報共有を行うには限界があります。 情報共有の円滑化を目指すうえで、システムの導入がオススメです。しかし、どのシステムを導入すればよいか迷ってしまう方も多いでしょう。 システム選びに悩んでいる方は、ぜひ一度「シエノワ」をご検討ください。施設側および利用者側双方で利用しやすく、メリットの多いシステムです。 下記より資料がダウンロード可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。