放課後等デイサービス向け記録システムとは？導入するメリットや選び方を解説

放課後等デイサービスにおいて、日々の記録は欠かせません。児童の送迎時間や活動内容など、記録すべき事項は多岐にわたります。

これまでは、放課後等デイサービスにあたる担当者が個別に記録するのが一般的でしたが、業務負担の大きさが問題になっていました。

そこで、近年では放課後等デイサービス向け記録システムが注目されています。

放課後等デイサービス担当者の負担軽減に役立つツールとして、利用の機会が増えています。

しかし、多くのシステムがある中で、どれを選ぶのがよいかわからない方も多いでしょう。 今回は、放課後等デイサービス向け記録システムについて解説をします。

システムの主な機能・導入のメリット・選び方などについても紹介するので、ぜひご自身に最適なシステムを見つけてください。

放課後等デイサービス向け記録システムとは

そもそも、放課後等デイサービス向け記録システムとはどのようなツールなのでしょうか。

放課後等デイサービス向け記録システムは、支援の状況・利用児童・保護者の情報を記録するためのシステムで、単に記録ソフトと呼ばれることもあります。

システムの導入により、個別支援計画・サービス提供の記録・送迎記録などの関連書類を作成し、データ上での保管が可能です。

システムによっては、タブレットで入力した内容が自動でメインシステムに連携され、転記の手間を省けるものもあります。

放課後等デイサービス向け記録システムは、これまで担当者の大きな負担であった業務の効率化につながるとして注目されています。

放課後等デイサービス向け記録システムの主な機能

近年提供されている放課後等デイサービス向け記録システムには、さまざまな機能が搭載されています。

放課後等デイサービスにおける業務負担軽減に役立つ機能が多いので、ぜひ導入を検討してください。

放課後等デイサービス向け記録システムの主な機能を、以下に7点紹介します。

• サービス提供記録の作成
• 児童・保護者情報の管理
• 児童の個別支援計画書の作成
• 保護者との連絡帳の共有
• 送迎スケジュールの管理
• 国保連等への請求書の作成
• 業務日報の作成

サービス提供記録の作成

放課後等デイサービス向け記録システムには、サービス提供記録を作成する機能があります。

利用する児童1人1人の記録を個別に管理できるため、従事する担当者の間での情報共有にも役立つ機能です。

システムに登録されている内容を自動的に作成する機能であり、転記漏れや転記誤りがなく、信頼できる情報として取り扱いができます。

記録されたデータは、そのまま印刷して配布したり、サービス利用者への請求用資料として簡単に活用できるため、担当者の業務工数を大幅に短縮できます。

施設ごとのカスタマイズが簡単にできるシステムも多いので、さまざまな施設での活用が可能です。

児童・保護者情報の管理

児童およびその保護者の情報管理も、放課後等デイサービス向け記録システムで対応できます。

利用者を一覧の形式で表示したり、児童および保護者の情報を1人ずつ詳細に表示したりと、さまざまな形式での管理が可能です。

放課後等デイサービスでは、受給者証や各種手帳など利用するツールの更新作業が必要不可欠です。どの利用者の期限が近付いているか、アラートなどで明示してくれるサービスもあります。

多くの児童を抱えている施設においては、情報管理に苦労しているケースも多いでしょう。放課後等デイサービス向け記録システムの導入により、利用者の情報管理にかかる業務上の工数を大幅に削減できます。

児童の個別支援計画書の作成

児童ごとの個別支援計画書の作成も、放課後等デイサービス向け記録システムにより対応可能です。

簡単な入力のみで、見やすく情報を網羅した個別支援計画書が完成します。デジタル関連の入力が苦手な方でも、簡単に対応可能です。 作成した個別支援計画書は、そのまま印刷して配布もできます。

また、システムによっては保護者との同意の取り交わしもデジタルでおこなえるため、紙配布の手間などを省き業務効率化につなげられます。

モニタリングが必要な児童について、アラートなどで知らせてくれるシステムもあるため、対応漏れの防止にも活用可能です。

保護者との連絡帳の共有

放課後等デイサービス向け記録システムには、保護者との連絡帳共有機能も備わっています。

システム内で、保護者と事業者側でコメントを入力できる箇所があり、情報の共有に活用できます。 連絡帳は、オンラインでのやり取りはもちろん、印刷して配布も可能です。入力した内容のうち、連絡帳に記載されるべき内容が絞り込まれてレイアウトされるため、手間をかけずに書類作成ができます。

連絡帳には、活動中の画像の掲載も可能です。文字で伝えるよりも、保護者により安心感を持ってもらえるツールとして活用できます。

保護者との情報共有だけでなく、事業者側の支援計画や将来的な方向決めなどにも展開が可能です。

送迎スケジュールの管理

放課後等デイサービス向け記録システムでは、対象児童の送迎スケジュールの管理も可能です。

日ごとの予約状況に合わせて、最適なスケジュールの組み立てができます。 利用できる車両の定員・送迎の場所・送迎時間などを加味しながら、調整をしつつスケジュールを作成できます。

作成したスケジュールは、一覧形式で見やすく出力が可能であるため、そのまま運転手に予定表代わりに渡すことも可能です。

送迎スケジュールとして入力した内容は、サービス提供実績記録票に漏れなく反映され、かつ請求計算にも自動的に加算されます。一度の入力でさまざまなデータへの反映がされるため、業務効率を大幅に向上できます。

国保連等への請求書の作成

放課後等デイサービス向け記録システムの活用により、国保連（国民健康保険団体連合会）等への請求書作成が簡単におこなえます。

毎日の児童の利用状況を記録するだけで、自動的に国保連等への請求書作成用データに反映されます。

これまでは、担当者が個別に請求書作成業務に取り組んでいた作業ですが、放課後等デイサービス向け記録システムであれば入力の手間を大幅に削減できるでしょう。

請求漏れや入力ミスを未然に防ぐチェック機能も付いており、誤りを最小限に抑えられます。返戻や月ずれの請求など、イレギュラーな処理にも対応できるのも特徴です。

業務日報の作成

放課後等デイサービス向け記録システムであれば、業務日報の作成も簡単におこなえます。

放課後等デイサービスのスタッフは、勤務日におこなった内容を業務日報としてまとめて報告しないといけません。

放課後等デイサービス向け記録システムがあれば、出席表の記録やスタッフの出勤表などのデータをもとにして、自動的に業務日報が作成できます。

送迎記録や保護者との連絡帳など、ほかの作業で入力したデータを業務日報に反映させられるため、転記漏れも防げるでしょう。

業務日報の作成をほかのデータから引用しておこなうことにより、スタッフの大幅な業務削減につなげられます。

放課後等デイサービス向け記録システムを利用するメリット

以上で紹介したように、放課後等デイサービス向け記録システムには数多くの機能があります。

同時に、多くのメリットがあるので、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

放課後等デイサービス向け記録システムの導入によるメリットとして、主な要素を以下に4点紹介します。

• 作業効率化により本来の支援業務に専念できる
• ICT化・ペーパーレス化により経費削減できる
• 必要な情報の確認・共有が容易になる
• サービス記録を保管し、実地指導対策になる

作業効率化により本来の支援業務に専念できる

放課後等デイサービス向け記録システムの導入により、作業効率を大幅に高められるため、スタッフは本来の支援業務に専念できます。

放課後等デイサービスのスタッフが担うべき本来の仕事は、利用する児童の支援であることはいうまでもありません。

しかし、現実では業務日報や連絡帳などの事務作業に時間を取られてしまっています。児童と向き合うための取り組みを検討するべきところ、各種作業に従事せざるを得ないのが現状です。

放課後等デイサービス向け記録システムを導入することで、各種書類の自動作成化が図れ、スタッフの業務工数は大幅に削減できます。

その分、児童の支援に取り組む時間の確保ができるため、施設全体の向上にもつながるでしょう。

ICT化・ペーパーレス化により経費削減できる

放課後等デイサービス向け記録システムの導入により、ICT化やペーパーレス化が進み、経費削減につなげられます。

システムを導入すると、各種記録がデータ上で管理できるため、紙の活用機会が減ります。

保護者とのやり取りをする連絡帳は、保護者側の了承を得てデータのみにすると、ペーパーレス化が可能です。施設内での報告関係も、システム導入により紙での提出が不要になるでしょう。

近年のエコ志向の中でも、ICT化やペーパーレス化は推奨されています。システム導入により費用削減を目指すとともに、環境に優しい運営に貢献できるといえるでしょう。

必要な情報の確認・共有が容易になる

放課後等デイサービス向け記録システムの導入により、施設運営に必要な情報の確認および共有が簡単になります。

システム導入前では、紙での情報管理が主流だったため、スタッフ間で情報を共有する際は施設内で紙で確認する必要がありました。

しかし、放課後等デイサービス向け記録システムを導入することで、オンライン上でいつでも情報が確認できます。

必要な情報を検索する機能もあり、情報を探す手間もかかりません。 システム内の情報は、見やすいレイアウトで表示されるのも大きな魅力です。

誰が見ても直感的に把握しやすいため、正確に情報共有ができるでしょう。

サービス記録を保管し、実地指導対策になる

放課後等デイサービス向け記録システムの導入により、施設でのサービス記録を適切に保管できるため、実地指導対策として活用できます。

放課後等デイサービスの運営においては、サービス提供に関連する記録を保管しなければなりません。

サービス提供日から5年間保管する必要があり、行政による実地指導の際は保管状況がチェックされます。紙の保管では、5年間も記録を残すのは膨大な量になってしまうでしょう。

一方、システム導入によりデータ上で記録を保管すると、紙の保管に場所をとることがなく、情報検索も便利です。

行政による実地指導の対策としても、システム導入には大きなメリットがあります。

放課後等デイサービス向け記録システムを選ぶ際のポイント

放課後等デイサービス向け記録システムの魅力をお伝えしましたが、数あるシステムの中から、どのサービスを選択すればよいかわからない方も多いでしょう。

放課後等デイサービス向け記録システムを選ぶ際のポイントとして、以下に4点紹介しますので、最適なシステム選びの参考にしてください。

• システムに求める機能を明確にする
• 利用料金体系を比較する
• システムのサポート体制を確認する
• 無料体験を利用して操作感を確認する

システムに求める機能を明確にする

システムの導入前に、システムに求める機能を明確にしましょう。

システムがもつ機能は多岐にわたりますが、施設内で必要な機能を持っているか確認する必要があります。 そのためには、まず施設の運営においてどのようなことが問題になっているのか、洗い出す作業が必要です。スタッフへのヒアリングなどを通して、どこに改善点があるのか、確認しましょう。

各種書類作成に時間がかかっている場合や、スタッフ内での情報共有が難しい場合には、ほとんどのシステムで対応可能です。

一方、施設独自の悩みを抱えている場合は、導入するシステムを厳選する必要があるでしょう。

利用料金体系を比較する

システム導入に必要となる料金体系を比較することも重要です。

放課後デイサービス向け記録システム導入には、もちろん費用がかかります。施設の経営状況も鑑み、予算の範囲内で導入できるシステムを選択する必要があります。

システム導入の形式として、一定期間の利用を要するリースと、1ヶ月ごとの利用で費用が発生する月額制の2種類が一般的です。よほど気に入ったシステムでなければ、月額制を選択するのがよいでしょう。

システム利用料に加え、機器のレンタル料の確認も大切です。タブレットなどの機器がないとシステムの運用は難しいためです。料金体系を総合的に比較して、ご自身に合ったシステムを選択しましょう。

システムのサポート体制を確認する

システムのサポート体制の確認も、運用開始後のことを考えると重要な要素です。優れたシステムであったとしても、運用する中でさまざまな疑問や問題が発生します。 シ

ステム運用で何らかのトラブルが起こった際に、システム管理会社側のサポートが充実している方が安心です。システムの活用に慣れていない場合は、電話サポートのある会社を選択するとよいでしょう。

システム会社によっては、トラブル発生時に担当者が訪問して解決してくれる手厚いサポートを受けられる場合もあります。

システム導入に不安を覚えている方は、サポートの充実ぶりを重視してシステム選びをするのもオススメです。

無料体験を利用して操作感を確認する

導入するシステムを決める前に、無料体験のサービスを利用して操作感を確認するのもオススメです。

多くのシステムで無料利用体験のサービスを用意しているため、積極的に活用しましょう。 いかに優れたシステムでも、スタッフが使いこなせなければ意味がありません。実際に操作してみて、操作感に問題はないかなどを確認します。

必要とする機能が備わっているか、同時に確認するのもオススメです。 可能な限り複数のシステムを無料体験で利用して、最も相性のよいものを選ぶ方がよいです。

一度システムを導入すると長期間利用することになるため、少しでも使いやすいものを慎重に選びましょう。

放課後デイサービスの記録システムなら「シエノワ」がオススメ！

放課後デイサービス向け記録システムの選び方について、ポイントを紹介しました。システムの導入を検討しようと考える方も多いのではないでしょうか。

しかし、どのシステムがご自身の施設に合っているのか、実際に判断するのは難しいです。

導入するシステム選びに困ったときは、ぜひ「シエノワ」の利用をご検討ください。 「シエノワ」は、施設運営側および利用者側双方にとって大きなメリットが得られるシステムです。施設運営側としては、スタッフ間の情報共有や勤務するスタッフの状況などを見やすく管理できます。

一方、施設利用者側としては、タイムライン閲覧により同じ悩みを抱える人の状況がわかり安心感につながります。支援の輪により各種関係機関とのつながりを便利に活用できる点も魅力です。

「シエノワ」は放課後デイサービスにおいてメリットの多いシステムであるため、一度チェックしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

放課後デイサービス向け記録システムの機能・導入のメリット・選び方などについて紹介してきました。

施設運営において、システムの導入には大きな意義があります。 しかし、実際に導入するシステム選びが難しいと考える方も多いでしょう。

数あるシステムの中から、ご自身に合ったものを選ぶのは簡単ではありません。 放課後デイサービス向け記録システムを探すなら、ぜひ「シエノワ」の利用をご検討ください。

シエノワは施設運営側・利用者双方にとってメリットの多いシステムです。導入するシステムの候補のひとつとして、チェックしてみてはいかがでしょうか。